Bối cảnh bùng nổ công nghệ và chuyển đổi số đã thúc đẩy doanh nghiệp không ngừng đổi mới và áp dụng công nghệ để gia tăng lợi thế cạnh tranh, cải thiện hiệu suất làm việc và đem lại lợi nhuận cao hơn. Để đáp ứng công cuộc đổi mới này không thể thiếu mắt xích quan trọng – Business Analyst (BA)! Nhân tố quan trọng hỗ trợ giải quyết bài toán kinh doanh của doanh nghiệp. Thị trường đang khát nhân lực vị trí này trong khi cũng có rất nhiều các bạn trẻ muốn thử sức.
Vậy làm thế nào để trở thành BA? Người trẻ cần chuẩn bị những gì và nên bắt đầu từ đâu? Lộ trình phát triển sự nghiệp như thế nào?…
Để giải đáp 1001 câu hỏi thắc mắc đó, Green Edu tổ chức Yeztalk 04 – To B(A) or Not to B(A) nhằm đưa ra những định hướng rõ ràng cho các bạn trẻ có nhu cầu tìm hiểu về Business Analyst và mong muốn được “dấn thân” vào vị trí vô cùng “hot hit” này.
Mục Lục Bài Viết
Kiên trì – bình bình mà đi – làm hoài không chán
Khi được hỏi 3 điều bí mật về bản thân, chị Jessy Nguyễn đã bật mí với chương trình 3 từ khóa:
- Kiên trì
- Bình bình mà đi
- Làm hoài không chán
Trong công việc, nhờ tính kiên trì, và khả năng chịu đựng áp lực tốt nên chị đã gặt hái nhiều thành công. Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong mảng lập trình đa ngôn ngữ cho các nền tảng web, app & mobile (Orient Software) & 4 năm trong vị trí senior tester cho các công ty phần mềm danh tiếng (FPT Software, Absolute Vietnam,…) .
“Không ai thành công ngay lúc đầu cả nhưng mình cứ từ từ mà đi”. Bên cạnh đó nhờ tinh thần ham học hỏi, thích tìm hiểu vấn đề đã thôi thúc chị tiếp tục con đường học tập và nhờ đó chị đã tốt nghiệp loại giỏi với tấm bằng Cử nhân chuyên ngành Business Analysis.
Hiểu về BA – Góc nhìn cận cảnh từ người trong nghề
Chia sẻ chi tiết và cụ thể với các bạn trẻ về nghề BA hay còn gọi là phân tích nghiệp vụ. BA được ví như là một người phiên dịch. Họ sẽ liên hệ với khách hàng để lấy yêu cầu – requirement. Sau đó, BA sẽ “chuyển ngữ” yêu cầu của khách hàng thành những tài liệu kỹ thuật sao cho bộ phận Developer và IT hiểu và thực hiện được.
Sau khi team kỹ thuật hoàn thiện sản phẩm sơ bộ, BA sẽ là người giao lại cho khách hàng – Customer kèm theo bản phân tích chi tiết lý giải vì sao lại đưa ra những phương án đề xuất. Khách hàng sẽ cân nhắc lựa chọn các phương án tùy theo nguồn lực của họ (thời gian, ngân sách, nhân lực…).Chị Jessy nhấn mạnh: kỹ năng giao tiếp và viết được các tài liệu mô tả yêu cầu và sản phẩm là vô cùng cần thiết đối với người làm vị trí BA. Có rất nhiều tài liệu kỹ thuật mà mỗi đối tượng như khách hàng, project manager, developer thì sẽ cần một tài liệu riêng biệt.
Tóm tắt nhiệm vụ của BA trong một trang giấy
Đây là vòng tròn mà BA sẽ liên tục làm. Hiện tại, chu trình của vòng tròn rút ngắn lại chỉ còn 1-2 tháng thay vì 1 năm như trước đây. Khách hàng có thể thấy được 1-2 chức năng cơ bản dựa trên yêu cầu họ đưa ra trước đó.
- Lên kế hoạch
- Phân tích bối cảnh
- Phân tích khoảng cách tiêu chuẩn
- Thu thập toàn bộ yêu cầu
- Đề xuất đa phương án
- Xác định phạm vi làm việc cho phương án tối ưu
- Xác nhận và ký kết thỏa thuận yêu cầu làm việc từ các bên liên quan
- Chuẩn bị tài liệu cho phần mềm
- Tiến hành chạy thử sản phẩm
- Chuyển giao kiến thức cho Developers
- Xác thực giải pháp
- Hỗ trợ sau khi bàn giao sản phẩm.
Trong quá trình làm việc với phía khách hàng, việc làm rõ nhu cầu của họ là tối quan trọng.Bạn cần xác định xem khách hàng muốn phát triển, làm mới, hay sửa đổi dựa trên cái cũ. Người làm BA sẽ phải phân tích hiện trạng hiện tại so với kỳ vọng và mong muốn, đồng thời thu thập thông tin đa chiều để có thể đưa ra nhiều giải pháp đáp ứng các tiêu chuẩn về mặt thời gian, ngân sách, nguồn lực…
Nhóm kỹ năng cốt yếu mà một BA cần có
Từ vòng tròn mô tả chu kỳ nhiệm vụ của một BA, chị Jessy đã chỉ ra 6 nhóm kỹ năng cốt yếu mà người làm phân tích nghiệp vụ cần có. Một thực trạng chung cho người mới bắt đầu khi tìm hiểu về các kỹ năng cần thiết để trở thành BA chắc chắn bạn sẽ bị loạn thông tin. Bởi mỗi trang cung cấp thông tin khác nhau. Trên thực tế, chúng ta cần nắm những kỹ năng cơ bản nhất.
- Technical Skills
- Analytical Skills
- Research Skills
- Communication Skills
- Problem Solving Skills
- Documentation Skills
Technical Skills
Đa phần các bạn quan tâm đến nghề BA là những bạn làm trái ngành ở các mảng như marketing, bảo hiểm… Nỗi băn khoăn lớn nhất của họ là “Em không có background IT thì có làm được không?”
Chị Jessy cho biết: Hoàn toàn được! Nhưng bạn cần có technical skills bao gồm khả năng vẽ diagram, hiểu những luồng tương tác, thiết kế data, viết user story, viết functional requirement…
Không cần phải bỏ ra 4 năm để học IT, bạn chỉ cần bỏ ra và tháng để làm chủ technical skills là có thể làm được.
Kỹ năng phân tích
Để cung cấp các giải pháp chính xác, giải quyết đúng điểm đau của khách hàng, BA cần phân tích, đào sâu tìm hiểu vấn đề và các khuyết điểm. Đôi khi giải pháp mà chúng ta cho là tối ưu nhất nhưng thực tế khách hàng lại chọn phương án tối ưu thứ 2 vì họ còn cân nhắc dựa trên các khía cạnh nguồn lực của dự án.Công việc của bạn là phân tích cặn kẽ ưu – nhược của từng phương án mà bạn đã đề xuất để hỗ trợ khách hàng đưa ra quyết định.
Noted:
As Is – Được hiểu là project hiện tại của công ty.
To Be là phương án cải thiện từ nền tảng sẵn có. Đối với dự án không thuộc kiểu “đập đi xây lại” đòi hỏi người phân tích nghiệp vụ phải tìm hiểu, am hiểu kỹ về cái cũ, cái sẵn có rồi từ đó đưa ra phương án cải thiện, tối ưu hóa giúp sản phẩm sẵn có trở nên nhanh hơn, mượt hơn.
Kỹ năng nghiên cứu (research skill)
“Chúng ta không thể biết hết tất cả các giải pháp!” Đó là lý do vì sao người làm phân tích nghiệp vụ cần có kỹ năng nghiên cứu để tìm ra giải pháp khả thi. Nghiên cứu bao gồm các hoạt động như quan sát những người làm trong cùng lĩnh vực, nghiên cứu về những case study thành công và thất bại của họ để thu thập thông tin, kinh nghiệm… Ngoài ra, việc tổ chức/ tham dự các buổi workshop cũng là cách để chúng ta có nguồn thông tin phục vụ công việc.
Kỹ năng giao tiếp
Như đã đề cập trước đó, đây là kỹ năng vô cùng quan trọng đối với người làm phân tích nghiệp vụ. Kỹ năng giao tiếp sẽ được thể hiện trong các khía cạnh sau
- Manage Stakeholder – khả năng quản lý và giao tiếp với nhiều bên liên quan
- Giao tiếp với khách hàng để lấy yêu cầu – requirement
- Thuyết phục cho khách hàng hiểu đâu là giải phải tốt và khả thi
- Diễn giải – trình bày và giải thích cho các bên liên quan hiểu thông qua những cuộc họp/ workshop
- Hỗ trợ/ chăm sóc khách hàng sau khi chuyển giao sản phẩm
Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Dự đoán những vấn đề, rủi ro thường gặp để giảm thiểu rủi ro
- Khách hàng đến từ một lĩnh vực hoàn toàn mới
- Giải quyết những vấn đề không lường trước được và lên dự phòng (ngân sách, thời gian..)
Vấn đề luôn luôn tồn tại. Các vấn đề sẽ phát sinh nhất là trong khâu giao tiếp. Những vấn đề mà BA thường gặp sẽ đến từ nhiều phía. Chị Jessy kể lại trải nghiệm về một số tình huống thường gặp trong quá trình tác nghiệp chẳng hạn như khách bận không thể hẹn gặp mặt để lấy yêu cầu kịp thời. Vấn đề về timeline của dự án quá gấp mà độ khó cao khiến cho Developer tốn nhiều thời gian để thực hiện dẫn đến rủi ro trễ deadline. Đôi khi vấn đề đến từ nguồn kinh phí eo hẹp của khách hàng cũng hạn chế cho việc mua những công nghệ để có thể giải quyết được vấn đề…
Kỹ năng tài liệu hóa -Documentation skill
Với mỗi đối tượng thì phong cách làm tài liệu khác nhau. Theo kinh nghiệm cá nhân chị quan sát được thì mấy bạn làm IT và developer thường thích tài liệu ngắn gọn thay vì đọc tài liệu dài.
Lộ trình phát triển sự nghiệp của Business Analyst
Giai đoạn học việc – Junior BA khởi điểm sẽ làm những công việc đơn giản và có sự hỗ trợ từ anh chị đi trước. Thường công ty sẽ có tài liệu sẵn, chỉ cần bổ sung và cập nhật tài liệu. Ngoài ra Junior BA còn có thể chuyển đổi acceptance criteria trong một phần mềm từ phía yêu cầu của khách hàng.
Sau khi học việc đủ nếu bạn có khả năng tự mình viết ra một function và cứng cáp hơn ở 6 nhóm kỹ năng thì có thể lên làm vị trí BA. Tại Việt Nam, một team thường sẽ bao gồm 1 BA, 5-6 Developer, 3 Tester.
Đối với những bạn làm phân tích hệ thống lâu năm thì có thể phát triển lên làm tại vị trí System Analyst.
Tips phỏng vấn tuyển dụng đối với vị trí BA
Trước khi vào vòng phỏng vấn thì các bạn cần phải vượt qua vòng nộp hồ sơ ứng tuyển.Đối với kinh nghiệm từng duyệt qua hàng trăm hồ sơ để phỏng vấn, chị Jessy chia sẻ một số tip dành cho những bạn muốn ứng tuyển thành công vào những công ty mình mong muốn như sau:
# 1: Dành thời gian nghiên cứu kỹ về công ty
# 2: Dành thời gian nghiên cứu kỹ JD của công ty đó để chắt lọc ra những từ khóa chính và sử dụng những từ ngữ đó vào trong phần summary. Các công ty lớn họ thường sẽ quét CV của ứng viên. Do đó những thứ quan trọng và nổi bật nhất của bạn nên được để ở phần trên cùng. Riêng tại Úc, nhà tuyển dụng sẽ cần một cover letter đính kèm theo CV của bạn.
Những điều nhà tuyển dụng thường sẽ hỏi bạn
Tùy vào yêu cầu vị trí mà bạn ứng tuyển có cần kinh nghiệm hay không mà cách phỏng vấn và bộ câu hỏi sẽ khác nhau. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ phỏng vấn các câu hỏi để hiểu rõ về kỹ năng, kiến thức, cách xử lý tình huống cụ thể…
Cuốn sách được mệnh danh là “kinh thánh” trong làng BA đó chính là quyển BABOK. Nó sẽ là cẩm nang kiến thức giúp bạn vượt ải nhà tuyển dụng dễ dàng hơn.
Một số ví dụ về câu hỏi để nhà tuyển dụng hiểu hơn về kinh nghiệm của bạn:
- Đối với những trường hợp logging thì cách bạn viết user story như thế nào?
- Cách vẽ Diagram, flow chart..
- Cách xây dựng Persona
Ngoài ra, để hiểu hơn về năng lực của bạn, nhà tuyển dụng sẽ hỏi về khả năng giải quyết vấn đề trong một số trường hợp cụ thể.Cách bạn quản lý stake holder như thế nào?
Sai lầm thường gặp và lời khuyên
Sai lầm #1: Thiếu lắng nghe và quá nóng vội đưa ra giải pháp
Chị Jessy chia sẻ về một trải nghiệm khi đi gặp một khách hàng trong ngành công nghệ thông tin gặp vấn đề rắc rối với phần mềm chăm sóc khách hàng. Team của chị đã giới thiệu một số phần mềm khác ngay trong buổi gặp nhưng trên thực tế đội ngũ của họ cũng đã thử các phần mềm đó nhưng không hiệu quả. Bài học rút ra là “Đừng đưa ra giải pháp ngay từ đầu, hãy lắng nghe vấn đề của họ là gì”. Hãy hỏi họ cần gì trước thay vì vội vàng đưa ra giải pháp và cố chứng tỏ rằng mình thông minh và hiểu biết.
Chỉ cần mình chỉnh một chút. Lắng nghe để hiểu rõ nhu cầu thực sự của họ là gì và thu thập đủ góc nhìn của các bên liên quan.
Sai lầm #2: Không làm rõ kỳ vọng và hình dung của khách hàng về sản phẩm
“Tôi đã hiểu đúng ý của bạn chưa?”
Việc xác nhận lại một lần nữa về yêu cầu của khách hàng và lưu trữ lại bằng văn bản là điều vô cùng quan trọng. Nếu chỉ thỏa thuận bằng miệng mà không lưu trữ lại bằng văn bản thì bạn sẽ làm gì khi khách hàng nói “Tôi không có nói ý này. Bạn nhớ nhầm rồi”
Luôn xác định rõ yêu cầu của khách hàng và xác nhận lại kỳ vọng của đôi bên. Có thể bằng cách vẽ một phác thảo, sơ đồ để khách hàng có thể hình dung được sản phẩm sau này họ nhận lại sẽ trông như thế nào.
Sai lầm #3: Quá đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà thiếu sự cân nhắc tính khả thi
Một dự án có thành công được hay không đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Và khi người phân tích nghiệp vụ nhận dự án để triển khai cần phải cân bằng giữa: khách hàng, nguồn vốn, timeline, nhân lực…có một số rào cản kỹ thuật sẽ là rủi ro nếu BA không nhận thức được và cứ “hứa bừa” với khách hàng để rồi đội ngũ kỹ thuật không thể thực hiện được do thách thức về các yếu tố khác.
Để xem toàn bộ Yeztalk 04 – To B(A) or Not to B(A) xem thêm trên kênh Youtube của Green Edu
Tạm kết
BA không chỉ là ngành nghề mà còn là cách tư duy giải quyết vấn đề áp dụng đa dạng vào trong cuộc sống. Nếu bạn muốn thử sức mình trở thành một BA xuất sắc và sở hữu những kỹ năng làm việc tương lai thì Khóa Phát triển bản thân cùng BA là dành cho bạn. Lộ trình học tập rõ ràng với 17 buổi học thiết kế môi trường học tập “learning by doing” cân đối giữa lý thuyết và thực hành.
Liên hệ hotline 0789 89 4904 để được Green Edu tư vấn chi tiết bạn nhé
