TÁI TẠO TỔ CHỨC

Câu chuyện tái tạo tổ chức hướng tới văn hóa tổ chức xanh ngọc được Offy chia sẻ cùng Green Edu ngày 23.12.2020

Quẹo trái vào một con hẻm nhỏ của đường Lê Hồng Phong, bước qua cửa kính của Offyplex, trước mắt bạn là hơn 200 con người đang tất bật làm việc trong một văn phòng không hề có bất kỳ vách ngăn hay tấm chắn nào. Tại Offy, tất cả mọi người đều có thể biết mức lương của nhau. Mọi thông tin về lời, lỗ của công ty đều có thể được tìm thấy thông qua một hệ thống chung trên mạng. Phòng để hồ sơ không còn ổ khóa để mọi người có thể nghỉ trưa nếu muốn. Dù bạn muốn làm việc tại văn phòng hay ở nhà, muốn tăng lương hay chuyển bộ phận, muốn nhận bao nhiêu tiền từ khách hàng cho một dự án, quyết định là nằm ở bạn. Vậy, bạn có hạnh phúc không?

Mục Lục Bài Viết

Offy là tên gọi thân mật của Officience, một công ty chuyên cung cấp các dịch vụ IT. Officience được thành lập vào năm 2006 tại Việt Nam với 100% vốn đầu tư từ Pháp. Từ hai nhà sáng lập cùng ba nhân viên ở thời điểm khởi đầu, đến năm 2012, Offy đã thành lập văn phòng tại ba quốc gia với hơn 150 nhân viên. Đây cũng là thời điểm mà những áp lực của việc quản lý theo mô hình cũ đè nặng lên tâm trí hai nhà sáng lập, khi ngày càng nhiều thời gian bị cuốn vào việc chạy theo những khách hàng không chính trực để tăng doanh số, trả những món nợ, xử lý vấn đề của nhân viên, …

Liệu có một cách vận hành nào khác, mà trong đó mỗi nhân viên được tự quản lý công việc của chính mình, được sống trọn vẹn với tất cả giá trị cá nhân? Nơi toàn tập thể được sống thực sự và ra quyết định liên tục nhằm hướng tới một mục tiêu chung, chứ không phải bị đóng khung vào những bản kế hoạch ba năm, năm năm cứng nhắc hay những chỉ tiêu áp đặt? Mô hình tổ chức xanh ngọc (Teal Organization) được miêu tả bởi Frederick Laloux trong quyển sách Tái tạo tổ chức: Cách xây dựng những Tổ chức được Truyền cảm hứng từ Giai đoạn Tiếp theo của Ý thức Con người (1) xuất bản vào năm 2014 hứa hẹn một câu trả lời.

THỬ SAI VÀ HOÀI NGHI

Ngày 01.01.2015, Officience chính thức đưa văn hóa xanh ngọc vào hoạt động với quyết định công khai mức lương của tất cả các nhân viên. Thông tin này gây ra rất nhiều sức ép cho bộ phận nhân sự cũng như căng thẳng cho toàn bộ máy. Năm 2017, Officience chuyển về văn phòng mở Offyplex trên đường Lê Hồng Phong. Tất cả phòng ban cùng làm việc trong một không gian không vách chắn. Năm 2018, nhóm dịch của Officience xuất bản cuốn sách Tái tạo tổ chức bằng tiếng Việt cùng Saigon Books và NXB Tri Thức. Đó chỉ là một vài cột mốc trong số rất nhiều những quyết định để hướng Offy về mô hình xanh ngọc.

Đội ngũ Green Edu bước vào buổi chia sẻ cùng Offy với rất nhiều ý kiến trái chiều, bắt nguồn từ quá trình tự thử nghiệm với mô hình tổ chức xanh ngọc trong gần 2 năm qua. Lắng nghe câu chuyện của Offy, những câu hỏi liên tục được đặt ra. Nếu làm việc trong văn phòng mở như vậy thì làm sao mà tập trung? Thông tin tài chính của công ty và thông tin nhân sự không thể công khai như vậy, tiêu chí bảo mật ở đâu? Các quyết định ảnh hưởng đến chính dòng thu chi của công ty, uy tín của người đại diện pháp luật, hay quyền lợi của khách hàng, đâu có thể để ai quyết định cũng được?

Nụ cười hiền và những kỷ niệm rất thật được chia sẻ bởi chị Thanh Tâm, chị Nam Phương và chị Uyên Phương của Offy chính là sự đón nhận thỏa đáng nhất cho những câu hỏi từ Green Edu. Với tất cả sự quyết liệt và năng động toát ra từ những con người và sản phẩm của Officience, các thành viên của Green Edu cũng cảm nhận rõ rằng quá trình chuyển đổi của Offy dựa trên một từ khóa căn bản.

TÔN TRỌNG

“Đó là một quá trình rất từ từ và rất painful (đau đớn),” chị Thanh Tâm chia sẻ. Và bắt buộc quá trình tái tạo tổ chức phải mất nhiều năm, nếu nó dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau. Tuy là minh bạch, nhưng mọi người có quyền tự điều chỉnh thông tin cá nhân nào mình muốn công khai trên cổng thông tin nội bộ của Offy. Mức lương được công bố có thể là một con số cụ thể hay tự chọn một khung lương bất kỳ, tự chọn. Trong văn phòng, khi ai đó cần im lặng chẳng hạn để gọi điện cho khách hàng, họ có thể vẫy cờ hay đánh một tiếng chuông. Mọi người xung quanh sẽ tôn trọng khoảng thời gian đó.

Nếu một bạn lập trình viên chỉ muốn code chứ không muốn tham gia vào các hoạt động không liên quan đến chuyên môn, nhóm của bạn có thể cùng đồng ý để cho bạn được làm việc của mình. Bạn sẽ không cần tham gia thỏa thuận hợp đồng với khách hàng hay chia lương thưởng. Và quan trọng nhất, tuy mỗi người đều có quyền tự quyết định, tất cả đều được yêu cầu phải tham vấn với những người chịu ảnh hưởng bởi quyết định đó.

Chính sự tôn trọng này là nền tảng của nỗi đau đớn (painful) được cảm nhận bởi mọi nhân viên của Offy. Nếu trước kia, khi còn cấp quản lý (Manager), chỉ cần người quản lý ra quyết định là được. Còn bây giờ, chính mỗi cá nhân, những người chịu ảnh hưởng bởi quyết định đó, phải nhảy vào cùng giải quyết mối căng thẳng (tension), những điều trăn trở, cùng với người khác. Bất kỳ công ty nào cũng có thể xóa bỏ chức danh Quản lý trên giấy tờ, thay từ “Quản lý” bằng từ “Lãnh đạo”. Thế nhưng, quá trình thực hành lắng nghe lẫn nhau, cùng nhau học cách đưa ra quyết định để tất cả cùng đồng thuận, đòi hỏi hơn thế rất nhiều.

Chị Thanh Tâm là người đã gắn bó với Offy hơn 10 năm. Thời điểm 30 tuổi khi đứng trước chênh vênh sự nghiệp thì công ty có bước ngoặt lớn là tái tạo tổ chức, hướng tới tổ chức xanh ngọc. Sự mơ hồ, vô định càng mạnh mẽ hơn. Muôn vàn câu hỏi đặt ra thời điểm đó. Mọi người băn khoăn giữa khác biệt leader và manager. Trước đó khi nói chuyện với khách hàng thì phải cùng cấp, manager với manager. Cuộc sống văn phòng tại Offy thời điểm sau tái tạo tổ chức và áp dụng thực hành văn hóa tổ chức xanh ngọc đối với chị vẫn diễn ra như cũ: vẫn tiếp tục công việc của mình, vẫn trao đổi họp hành. Chị cảm thấy may mắn vì ở Offy văn hóa của sự cam kết đã có sẵn.

CÙNG QUYẾT ĐỊNH ĐỂ TÁI TẠO TỔ CHỨC

Offy đã thử nghiệm phân loại tính chất và tầm ảnh hưởng của một quyết định, từ đó chọn 1 trong 3 hình thức khác nhau để đi đến thỏa thuận theo mô hình Triangle – Circle – Square.

Triangle – Tam giác

Đối với tình huống cần hành động và đưa ra quyết định nhanh, ngắn gọn, một nhóm ít người sẽ áp quyết định của mình từ trên xuống sau khi phân tích ưu khuyết điểm. Ví dụ như nên mua bảo hiểm nào cho công ty, tổ chức sự kiện ở đâu, … Bất kỳ ai muốn tiếng nói của mình được lắng nghe, muốn biến suy nghĩ của mình thành hành động thì hãy bước vào nhóm tam giác này!

Circle – Vòng tròn

Khi có những thay đổi lớn, tác động lớn đến toàn tổ chức, như chuyển đổi công cụ giao tiếp từ Google Hangout sang Workplace, hay chính sách bảo mật thông tin, thì mọi người đều cần được tham vấn. Vòng tròn là mô hình mà tất cả mọi người đều nhìn thấy nhau, ngồi ngang hàng với nhau, thoải mái phát biểu trong một môi trường an toàn. Sau khi mọi ý kiến đều được trưng cầu thì quyết định sẽ được triển khai.

Square – Hình vuông

Với nhiều quyết định, không chỉ những người bị ảnh hưởng trực tiếp, mà cả những người có kinh nghiệm, chuyên môn trong lĩnh vực đó, những người có liên quan đến quyết định đều cần được tham vấn và đóng góp ý kiến. Người làm chủ quyết định (decision owner) có nghĩa vụ tham vấn đủ trước khi hành động. Chẳng hạn như việc thỏa thuận giá hợp đồng, một đội nhóm nên tham vấn với CEO, người đã làm việc với rất nhiều khách hàng, để biết mình nên yêu cầu mức giá nào là hợp lý.

Điều khó khăn nhất chính là: Khi mâu thuẫn xảy ra thì AI LÀ NGƯỜI QUYẾT ĐỊNH? AI LÀ NGƯỜI CHỊU TRÁCH NHIỆM? Tại Offy, nếu bạn thấy một vấn đề và bạn muốn có ý kiến về nó, bạn hoàn toàn có thể là người đưa ra quyết định, nếu bạn có sự dũng cảm và cam kết với quyết định của mình. Đây chính là một điểm cốt lõi của tổ chức xanh ngọc. Đơn cử là chuyện xây dựng và thiết kế văn phòng mới cho toàn công ty. Có nhiều người có thể có ý kiến về bố trí, ký kết như thế nào là hợp lý nhất. Nhưng cuối cùng người nào có cam kết chịu trách nhiệm cho sự lựa chọn của mình từ đầu đến cuối sẽ là người được quyết định về vấn đề đó.

TỰ BƠI TRONG MÔ HÌNH TỔ CHỨC XANH NGỌC

“Trong hành trình bắt đầu áp dụng văn hóa xanh ngọc, Phương tự bơi, không có người hỏi và giải đáp những thắc mắc. Chúng mình cùng nhau tự nghiên cứu, tự tổ chức training một buổi nói về offy handbook, cách đặt mục tiêu trong tổ chức này như thế nào, cách chọn người ảnh hưởng ra sao”

Chị Phương – Phụ trách Tuyển dụng & Nhân sự tại Officience

Không phải ai cũng có thể thích nghi với môi trường tại Offy. Dù trước khi tuyển dụng, mọi chính sách và văn hóa tại Offy đã được thông báo đến mỗi ứng viên thông qua Offy Handbook, và buổi phỏng vấn cũng hỏi rõ cảm quan của ứng viên về môi trường tại đây, đã có không ít trường hợp nhân viên vào làm thời gian rồi nghỉ việc. Người rời khỏi có thể thấy áp lực từ những buổi xác định lại mức lương công khai trong đội nhóm, thấy khó làm việc vì mình không còn quyền hạn quản lý với rất nhiều quyết định, v.v.

Việc gia nhập Offy là một quá trình học hỏi và đánh giá lại bản thân không ngừng. Kết thúc các buổi tập huấn cho nhân viên mới (Onboarding), các buổi học cách đặt mục tiêu cho bản thân, học cách ứng xử trong công việc và đội nhóm thông qua Offy Handbook, v.v., mỗi một vấn đề mới nảy sinh là cơ hội để từng người nghĩ ra giải pháp và ghi lại quá trình của mình. Offy sử dụng blog, và bây giờ là một trang Wikipedia chung, để mọi người cùng xem lại rằng vấn đề tương tự mình đang gặp đã có ai giải quyết hay chưa. Nếu có một biện pháp tốt hơn, mỗi người có thể bổ sung vào kho tri thức chung của tổ chức.

CÔNG NGHỆ GÓP PHẦN TÁI TẠO TỔ CHỨC

Là một công ty công nghệ, lợi thế của Offy là có thể tự thiết kế các công cụ hỗ trợ cho công tác xây dựng văn hóa, ví dụ như: O-Badge (dùng source code của Open Badge) để mọi người trong văn phòng công nhận và tặng huy hiệu cho nhau, công cụ ghi nhận số ngày đi làm/ làm việc từ xa, công cụ OKR để mai mối những người có cùng mục tiêu cùng hỗ trợ nhau, công cụ Influencer (tương tự như https://graphcommons.com/) để quan sát mạng lưới ảnh hưởng của tổ chức.

Trong một tổ chức không cấp bậc, người có ảnh hưởng tại Offy có thể được phân thành hai dạng. Dạng 1 là Proximity – người làm việc tương tác với mình nhiều nhất. Dạng 2 là Spiritual – người dẫn dắt mình trên con đường sự nghiệp cũng như các mặt khác của cuộc sống. Mỗi nhân sự có thể chọn những người đang ảnh hưởng đến mình, và qua đó chúng ta có thể thấy một chân dung tổ chức sống động với những mối liên hệ thật sự thay vì chỉ là phòng ban hay chức vụ.

NẾU KHÔNG PHẢI LÀ TỔ CHỨC XANH NGỌC THÌ SAO?

Lắng nghe câu chuyện của Offy, nhân sự của Green Edu nhân định rằng có lẽ 4 chữ “tổ chức xanh ngọc” chỉ là một danh từ thuận tiện. Còn những giá trị mà Officience theo đuổi vẫn sẽ được thể hiện dù có hay không quyển sách Tái tạo tổ chức ra đời. Hai nhà sáng lập của Officience, anh Dương Cao Phong và anh Hà Dương Đức, đều là Việt kiều Pháp. Trong những năm tháng còn là sinh viên đi xe buýt khắp Việt Nam, hai anh hẹn 10 năm sau sẽ về nước và lập một công ty cùng nhau. Tình bạn của hai người sẽ là nền tảng cho một môi trường làm việc mà ở đó mọi nhân viên có thể quan tâm nhau như bạn bè. Trên hết, hai anh cũng mong muốn phát triển người trẻ và ngành công nghệ ở Việt Nam. Mỗi đội nhóm tại Offy được coi như là một công ty khởi nghiệp nhỏ, được thúc đẩy và đầu tư để tự lập.

Để nuôi dưỡng một tổ chức tự quản, người lãnh đạo phải rất lùi, lùi về phía sau để nhân viên tự quyết. Chị Nam Phương chia sẻ vui rằng, có lúc anh Đức – Giám đốc Điều hành cảm thấy mình không còn cần thiết ở đây nữa, thì sẽ hô lên một cuộc họp để mọi người và anh có dịp trò chuyện với nhau. Còn anh Phong – Giám đốc Tài chính, sau một thời gian chỉ có xác nhận mức lương mới mà một nhân sự cùng đồng đội đã quyết định, mới nhận thấy là mình cũng muốn được tiếp xúc với nhân sự này thay vì chỉ biết nhau qua cái tên và con số. Vậy là anh đề xuất sắp xếp thêm một buổi họp để gặp mặt trước khi xác nhận tăng lương.

LỰA CHỌN HẠNH PHÚC

“Mô hình nào không phải thiết yếu nhất, quan trọng là vì sao mình làm? Ở Offy tụi mình hay hỏi thành viên rằng: có hài lòng và hạnh phúc với những điều mình làm không? Câu trả lời là có. Mình cảm thấy đã đi đúng hướng khi lựa chọn thực hành văn hóa màu xanh ngọc để mọi người sống một cuộc sống trọn vẹn, có định hướng rõ ràng”

Chị Nam Phương, Community Engagement Officer

Một buổi chia sẻ ngắn không thể nào xóa tan hết hoài nghi của mọi người về văn hóa xanh ngọc, nhưng có lẽ điều quý giá nhất rút ra được chính là những thực hành hiện tại của Offy là thành quả của một quá trình dài. Không có nhiều người thoải mái với việc chia sẻ thông tin, nhưng qua năm tháng, mọi người có thể dần dần xây dựng lòng tin nơi nhau và nơi chính mình nhiều hơn.

Một người kế toán có thể tin rằng công khai thông tin tài chính không có nghĩa là đồng nghiệp mình sẽ khai thác thông tin đó vì mục đích xấu. Một người Giám đốc Tài chính có thể tin rằng quyết định thu chi của nhân sự đã được cân nhắc kỹ càng. Khi mục tiêu cho năm mới được lập ra, mỗi đội nhóm (team), mỗi bộ phận (cluster) có thể tin rằng mình sẽ được hỗ trợ, vì Offy tạo ra những buổi để công bố thông tin, và tạo điều kiện để mọi người thực hành “Hỏi xin cái mình cần. Cho cái mình có thể.” (Ask for what you need. Offer what you can.)

Để rồi cái ngày mà nhân sự có thể thấy tập thể mình đang bảo vệ cho nhau như thế nào, chẳng hạn như thấy người lạ vào văn phòng thì sẽ hỏi nhau, thay vì ai làm việc nấy, không hay biết mặt đồng nghiệp như trước. Để rồi một nhân viên trước đây từ chối tham gia vào các hoạt động không phải chuyên môn, đã trở thành một leader cho chính team của mình. Để cam kết của Offy được thực hành, thông qua những sáng kiến như viết thư cảm ơn tới người đã chia sẻ kiến thức cho mình vào ngày 20/11, hay bầu chọn cho câu chuyện kể về một việc tốt ai đó đã làm trong năm nay, dựa trên 6 giá trị C.O.S.M.I.C. (Chân thành, Đổi mới, Quan tâm, v.v.).

Kết thúc buổi chia sẻ, đọng lại trong lòng đội ngũ của cả Green Edu và Offy là những từ khóa như chịu trách nhiệm, tự quyết, minh bạch, Decision Owner (người làm chủ quyết định), linh động, say no (nói ‘không’), tự do, hy vọng, painful (đau đớn), v.v. Tựu chung, để có một thế giới tốt đẹp hơn mà trái tim chúng ta biết là có thể, chúng ta cần tập hợp tác với nhau để thay đổi chính mình.