Biết cách quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Đây là 1 trong những bộ kỹ năng cần thiết mà các bạn trẻ cần chuẩn bị để không mất nhiều thời gian xử lý các công việc, nâng cao năng suất làm việc hơn. Vậy làm thế nào để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả?
Mục Lục Bài Viết
Vì sao kỹ năng quản lý thời gian quan trọng?
Kỹ năng quản lý thời gian là một tập hợp nhiều kỹ năng giúp bạn quản lý thời gian bạn sử dụng trong ngày làm việc, đảm bảo rằng thời gian đó được sử dụng hiệu quả nhất có thể. Một số kỹ năng quản lý thời gian cần thiết bao gồm:
Ghi chú công việc ưu tiên thực hiện
Đây là hành động phân công mức độ quan trọng cho các nhiệm vụ khác nhau và đảm bảo rằng các nhiệm vụ có tầm quan trọng cao hơn nhiệm vụ khác. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả đòi hỏi bạn phải hiểu rõ về thời gian hoàn thành mỗi công việc của bạn.
Lập kế hoạch
Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi bạn phải có kỹ năng lập kế hoạch để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào cần làm. Có kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn tránh việc bị quá tải (overload).
Kiểm soát căng thẳng
Khả năng nhận biết mức độ căng thẳng cá nhân và điều chỉnh trong công việc có thể giữ cho mức độ căng thẳng của bạn ở mức thấp. Tự thưởng cho bản thân, giao nhiệm vụ và nghỉ giải lao khi cần thiết cho phép bạn tập trung và có động lực khi hoàn thành từng công việc hàng ngày theo lịch trình của mình.
Thiết lập mục tiêu
Đặt ra các mục tiêu cho bản thân trong suốt quá trình làm việc, chẳng hạn như hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trong ngày là một yếu tố của kỹ năng quản lý thời gian. Đặt ra các mục tiêu thực tế cho phép bạn có động lực hoàn thành thay vì chỉ làm việc theo cảm tính.
7 mẹo cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
Bắt đầu công việc sớm
Nếu bạn có cơ hội, hãy bắt đầu xử lý việc cần làm từ sớm để tránh bị quá tải khi có công việc khác cần xử lý gấp. Điều này cho phép bạn đưa ra chiến lược tối ưu khi giải quyết nhiệm vụ, hạn chế sự trì hoãn.
Tự cho mình những khoảng thời gian nghỉ ngơi
Dành thời gian trong ngày để nghỉ ngơi ngắn, tạm rời xa công việc sẽ cho phép bạn giảm bớt áp lực và quay lại với những công việc đang làm với một góc nhìn mới. Tìm hiểu khi nào nên nghỉ giải lao trong ngày cũng sẽ giúp bạn hình thành thói quen quản lý căng thẳng hiệu quả.
Xác định thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ cần làm
Xác định mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ của bạn. Chỉ định mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ cụ thể có thể giúp bạn tập trung nỗ lực vào những việc chiếm nhiều thời gian của bạn nhất. Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình và xây dựng lịch trình của mình tốt hơn, từ đó có thể tối ưu thời gian làm việc tốt hơn.
Lên lịch các công việc và thời hạn hoàn thành
Hãy dành thời gian để soạn một lịch trình chi tiết cho từng công việc của bạn và đặt ra thời hạn cần hoàn thành. Với cách này, bạn sẽ hình dung được những nhiệm vụ nào cần nhiều nỗ lực hơn và giúp bạn hiểu rõ hơn về tốc độ mà bạn có thể hoàn thành công việc của mình. Hãy tạo thói quen luôn cập nhật lịch trình, vì một lịch trình toàn diện có thể là nền tảng giúp bạn phát triển kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Sắp xếp lại không gian làm việc của bạn
Một không gian làm việc được sắp xếp gọn gàng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong ngày. Bạn sẽ không mất nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu cần thiết để hoàn thành công việc. Ngoài ra, phát triển các kỹ năng tổ chức sẽ giúp bạn nâng cấp khả năng lập kế hoạch của mình. Nhờ vậy mà bạn sẽ có thể giảm bớt căng thẳng khi cần tìm kiếm tài liệu cho công việc.
Sử dụng công nghệ hỗ trợ
Các phần mềm sẽ giúp bạn theo dõi thời gian và việc quản lý đầu mục công việc hàng ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn. Các công cụ sẽ giúp bạn tổng hợp lại những việc đã/đang thực hiện trong ngày. Từ đó bạn sẽ đánh giá được mình có làm chủ thời gian tốt khi xử lý công việc hay không.
Chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Đa nhiệm có vẻ là một chiến lược hiệu quả để bạn hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, mức độ tập trung hoàn thành công việc của mỗi người là khác nhau. Nếu bạn dễ bị phân tâm, chỉ nên xử lý 1 công việc rồi sau đó chuyển qua công việc khác. Dành thời gian tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ một giúp bạn giảm thiểu khả năng bị sao nhãng, cũng như đảm bảo chất lượng công việc hơn.
