[Kiến Thức] Thế Nào Là Email Chuẩn, Hướng Dẫn Viết Email Chuẩn Chi Tiết

Email là một trong những công cụ giao tiếp trực tuyến được nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người không biết cách viết một email chuẩn ? Vì vậy, bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một cách chi tiết nhất để áp dụng một cách hiệu quả.

Cấu trúc của một mẫu email tiêu chuẩn

Trước khi bắt đầu soạn bất kỳ email nào , bạn cần hiểu cấu trúc tiêu chuẩn của nó. Biết những gì mong đợi và những gì cần nói sẽ giúp bạn tạo các email có giao diện chuyên nghiệp.

Cấu trúc của một email tiêu chuẩn bao gồm:

• Chức vụ
• Địa chỉ email của người nhận
• lời chào ở đầu email
• Nội dung chi tiết của email sẽ có bắt đầu, nội dung và kết thúc
• Chèn hình ảnh, liên kết hoặc tập tin đính kèm.
• Chữ ký email, bao gồm thông tin liên lạc.

Hướng dẫn từng bước để viết email

Bạn đã bao giờ viết một email hoặc viết một cái gì đó hoàn toàn không đúng chỗ chưa? Vì vậy, hãy đọc tiếp để biết hướng dẫn chi tiết về cách viết từng phần trong email của bạn, như sau:

Đặt chủ đề email

Chủ đề là thông điệp chính trong email bạn gửi để thông báo cho người nhận về sự cố. Điều này có thể lôi kéo người nhận xem email của bạn đầu tiên trong số hàng trăm thư được gửi đến hộp thư đến của họ. Đó cũng là điều quan trọng nhất để email của bạn được mở, không bị xóa hoặc duyệt để người nhận kiểm tra email của họ.

Khi đặt tiêu đề, bạn cần lựa chọn từ ngữ cẩn thận để thông báo cho người nhận một cách toàn diện nhất có thể. Đừng bao giờ đặt tiêu đề hoặc nội dung không rõ ràng. Vui lòng viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh không dấu để tránh lỗ font chữ.

Say Hi – Lý do gửi email

Lời chào ở đầu email rất quan trọng. Tùy vào người nhận mà chọn cách mở khác nhau. Như là:

• Đối với người nhận là bạn thân: bạn có thể gửi lời chúc như sau: “Chào bạn, chào anh, chào,…
• Nếu người nhận là người nước ngoài: Bạn có thể gửi lời chào nhẹ nhàng như Hi Ana, Hi Mark, v.v.
• Đối với những dịp lịch sự, trang trọng: Bạn nên dùng những câu chào như: Dear Mr James, Dear Miss Lona, v.v. Đối với tiếng Việt, bạn nên dùng “Honey”.

Lời chào mà bạn cần lưu ý được trình bày theo cấu trúc sau: [lời chào]+[tên người nhận]+[dấu phẩy]. Ví dụ:

• Chào Hằng,
• gửi Jessica,
• Chào Hana thân mến,

Cách viết Email chuyên nghiệp

Viết nội dung email

Tùy thuộc vào loại email bạn gửi đến người nhận với mục đích gì mà nội dung sẽ được triển khai cho phù hợp. Ví dụ như những email công việc, mỗi khi xuất hiện là có cách viết email với nội dung tương thích .

Nếu bạn là người lần đầu tạo email để đặt câu hỏi thì cách viết nội dung email sẽ được triển khai phù hợp dựa trên mục đích và tính chất công việc. Một email chuẩn phải có đủ 3 phần: mở đầu, thân bài và kết thúc.

• Đối với phần mở đầu thư: đặt câu hỏi ngắn gọn, để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung thư.
• Đối với phần thân của bức thư: Đề cập đến vấn đề cụ thể, đó có thể là giải pháp, giải pháp, giải pháp thay thế hoặc tuyên bố của bạn.
• Để kết thúc: Đề cập đến việc yêu cầu người nhận phản hồi hoặc đóng góp. Đôi khi nội dung cuối email cũng là một số câu hỏi cần người nhận giải đáp,…

Đó là email đầu tiên tôi viết và tất cả các email tiếp theo đều là thư trả lời. Bạn chỉ cần cắt ngang và gửi email mà không có lời giải thích chi tiết. Lúc này, email trả lời của bạn phải dễ hiểu, dễ đọc, ngắn gọn, đủ ý và chắc chắn đạt được mục đích đề ra.

Chèn hình ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm

Tệp đính kèm rất quan trọng trong email công việc hoặc email xin việc. Nó sẽ được thêm vào cuối email để người nhận có thể tải xuống và xem nội dung. Giống như tài liệu, nó bổ sung đầy đủ hơn cho nội dung của email. Vì vậy, vui lòng kiểm tra xem số lượng tệp đã đầy chưa trước khi gửi.

Ngoài ra, bạn nên đổi tên tệp đính kèm thành cùng tên với chủ đề email. Làm điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm lại tệp trong kho lưu trữ.

Tạo chữ ký email

Chữ ký của bạn trên email rất quan trọng, nó là phần nói lên bạn là ai và bạn đến từ đâu. Một chữ ký phù hợp có thể phản ánh nghề nghiệp của bạn tốt hơn!

Thiết lập chữ ký này cho tài khoản email của bạn bằng cấu trúc sau:

• Cảm ơn bạn.
• Tên đầy đủ của chủ sở hữu email.
• địa điểm hoặc vị trí hiện tại.
• Số điện thoại đang hoạt động.
• Địa chỉ email.
• Các phương thức liên hệ khác: Zalo, skype, whatsapp, …

Nên và Không nên khi viết và gửi Email

Để làm cho email của bạn trang trọng và chuyên nghiệp hơn, đây là một số điều bạn cần lưu ý:

Suy nghĩ trước khi bạn viết

Khi bạn đang ngồi trước máy tính và sẵn sàng viết email , đừng vội vàng ngay. Trước khi viết, bạn nên dành 1-3 phút hoặc hơn để suy nghĩ. Bạn cần có khả năng trả lời các câu hỏi sau:

• Tại sao bạn gửi email này?
• Mục đích của bạn khi gửi email này là gì?
• Bạn muốn nhận được gì từ người nhận?
• Email này có thực sự cần thiết không?

Tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ giúp bạn không lãng phí thời gian viết bài. Đặc biệt, bạn sẽ biết bắt đầu từ đâu và cách triển khai các email bạn sẽ soạn.

Viết email đơn giản, ngắn gọn

Khi bạn triển khai nội dung trong bài viết của mình, nó phải ngắn gọn. Điều này giúp người nhận hiểu bạn đang giải quyết vấn đề gì và cách truyền đạt vấn đề đó. Trong khi đó, bạn không lãng phí thời gian của họ.

Sử dụng dòng tiêu đề

Bạn nên sử dụng một dòng chủ đề để làm cho chủ đề email của bạn nổi bật và tránh bị nhầm lẫn với thư rác. Tốt nhất bạn nên đặt tiêu đề theo hướng dẫn đã chia sẻ ở trên, nội dung chuẩn, thu hút được người tiếp nhận.

Ngoài ra, bạn nên sử dụng tính năng Cc và Bcc để điền tên người nhận tin nhắn. Với cách này, bạn chỉ cần soạn một nội dung và gửi cho nhiều người cùng lúc, rất thuận tiện trong công việc.

Xây dựng email của bạn

Cách viết email chuẩn yêu cầu áp dụng đúng cấu trúc mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên khi thực hiện. Đây là cách bạn tạo email chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Đồng thời cho họ thấy nội dung thông tin đó có đáng tin cậy hay không.

Tránh các từ và cấu trúc khó hiểu

Khi soạn email, ngoài việc viết ngắn gọn, bạn cần tránh viết tắt. Ví dụ: bn, mk, nv, bik, dk, v.v. Viết email mang tính cá nhân có thể khiến người đọc khó hiểu những gì bạn đang muốn truyền đạt. Không những thế, nó có thể khiến người đọc cảm thấy bớt nghiêm túc hơn, nhất là khi gửi email cho khách hàng, đối tác.

Cấu trúc cũng có mở đầu và kết thúc, một vòng xoáy, một chủ đề bị thiếu, một nội dung ngược, bạn biết đấy. Điều này khiến người nhận bối rối và không có tác dụng như mong muốn.

Luôn kiểm tra kỹ email trước khi gửi

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy nhớ kiểm tra email của bạn trước khi gửi. Nhiều người có thói quen viết thư trước khi gửi, nên tập dần phong cách đọc lại nội dung trước khi gửi thư. Nó sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm không chính xác hoặc sai sót để có thể sửa chữa chúng kịp thời.

Ngoài ra, bạn nên kiểm tra số lượng file đính kèm đã đủ chưa và tên email người nhận đã chính xác chưa trước khi gửi nhé!

Một số mẫu email phổ biến

Bạn có thể tham khảo cách hiển thị nội dung của một số email thông dụng qua hình ảnh chia sẻ sau:

Mẫu email cảm ơn

Email khảo sát

Email theo dõi dịch vụ khách hàng

Email theo dõi dịch vụ khách hàng

Như vậy, bài viết trên của chúng tôi đã giúp bạn đọc hiểu rõ về cách viết email sao cho đúng và chuyên nghiệp . Hãy đăng ký ngay để tạo ra những email chất lượng nhất cho bạn!