Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng đến cách làm việc, tâm trạng và thậm chí là hiệu quả công việc của bạn. Để cải thiện môi trường làm việc, phương pháp 5S ra đời. 5S lần đầu tiên được áp dụng thành công tại Nhật Bản. Phương thức này tạo môi trường thuận tiện, sạch sẽ, ngăn nắp và khoa học cho thương nhân. Cùng tìm hiểu 5S là gì và các bước thực hiện 5S nhé!
Mục Lục Bài Viết
5S là gì?
5S là tên gọi của một phương pháp quản lý và sắp xếp môi trường làm việc. 5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật. Đó là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiton (Sắp xếp), Seiton (Sắp xếp) và Shitsuke (Sẵn sàng).
Seiri (Sàng lọc): là việc rà soát, sắp xếp, lựa chọn và loại bỏ những gì không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên của phương pháp 5S.
Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp, sắp xếp lại các đồ dùng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần phải có sẵn để sẵn sàng khi cần thiết.
Seiton (Sắp xếp): Thường xuyên quét, quét và làm sạch mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Điều này giúp tạo ra một môi trường trong sạch, giảm rủi ro. Ngoài ra, nó đã cải thiện độ chính xác cơ khí để tránh bụi.
Seiton (Sắp xếp): Tiếp tục duy trì và thực hiện các tiêu chuẩn 3S trên. Nó đặt nền móng cho sự phát triển của 5S.
Shitsuke (Sẵn sàng): rèn luyện, hình thành thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S cũng yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để chuẩn bị cho sản xuất.
Từ các tòa nhà văn phòng, công trường xây dựng đến các nhà máy, nơi có các hoạt động, chúng cũng nên được tổ chức và phân loại. Phương pháp 5S giúp văn phòng, nhà xưởng không bị xuống cấp. Nó tạo sự thông thoáng, tiện lợi và tránh lãng phí cho doanh nghiệp. Một môi trường làm việc khoa học sẽ cải thiện tâm lý và điều kiện làm việc, tăng năng suất lao động.
5S là gì?
Tại sao phương pháp 5S ngày càng phổ biến?
Phương pháp 5S có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức. 5S được áp dụng cho mọi quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Mọi người đều thích một nơi làm việc sạch sẽ, thuận tiện và có tổ chức. Đây là lý do tại sao phương pháp 5S rất phổ biến.
Người Việt Nam thường không có thói quen chọn và sắp xếp mọi thứ một cách thường xuyên. Họ thường giữ mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Thói quen này có thể mang lại sự hỗn loạn cho cuộc sống và công việc.
Đặc biệt các doanh nghiệp tại Việt Nam và các nước nghèo đang phát triển thường gặp rất nhiều vấn đề như:
- Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. Đồ đạc không được sắp xếp gọn gàng
- bừa bộn. Khi bạn cần một cái gì đó, bạn không thể tìm thấy nó, và ngay cả khi nó được tìm thấy, bạn phải mua nó. Nguyên nhân tốn chi phí bảo dưỡng, mua mới.
- Tốn thời gian tìm kiếm, sắp xếp đồ đạc…
- Nhà kho lộn xộn và có rất nhiều hàng tồn kho. chậm giao hàng
- Thiết bị văn phòng bẩn và nhiều máy móc không hoạt động
- Sàn nhà, cửa sổ, đèn bị bám bụi ảnh hưởng đến sức khỏe
- Nơi làm việc không an toàn với tỷ lệ tai nạn cao
- tinh thần thấp
Một số công ty đang thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên 5S là bước bắt buộc. 5S giúp tiết kiệm chi phí và cải thiện môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.
Quy trình 5S hoạt động như thế nào?
Seiri
Một nguyên tắc đơn giản để sàng lọc là: “Đừng giữ những thứ mà tổ chức của bạn không cần.”
Bước 1: Hãy quan sát kỹ nơi làm việc của bạn với các đồng nghiệp của bạn. Từ đó, phát hiện và xác định những gì không cần thiết cho công việc của bạn. Nếu ai có nhu cầu sử dụng dự án thì cứ alo cho mình nhé. Xóa ngay những cái không cần thiết.
Bước 2: Nếu bạn không chắc liệu đồ vật đó có còn sử dụng được cho công việc hay không, tem ghi ngày tháng sẽ bị hủy. Sau đó đặt sang một bên.
Bước 3: Sau một thời gian, kiểm tra xem có ai cần không. Nếu không, loại bỏ các mục.
Các tổ chức cần thường xuyên phân loại và lọc các mục dựa trên tần suất sử dụng. Sàng lọc giúp xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn để tạo môi trường làm việc khoa học, an toàn.
Seiton
Sau khi lọc, sắp xếp giúp đặt mọi thứ vào đúng vị trí. Nguyên tắc phân loại dựa trên tần suất sử dụng của các mặt hàng.
Bước 1: Mọi thứ cần được tổ chức là một điều cần thiết. Vì những thứ cần loại bỏ đã được thực hiện ở bước sàng lọc đầu tiên. Bạn cần cân nhắc nên đặt cái gì và ở đâu một cách thẩm mỹ, tiện lợi và an toàn.
Bước 2: Thảo luận về bố cục vũ đạo với đồng nghiệp. Từ đó phác thảo ra phương án sắp xếp thuận tiện nhất để quản lý và làm việc. Đối tượng càng được sử dụng thường xuyên thì càng cần phải gần gũi với người dùng. Những vật dụng ít sử dụng được đặt xa hơn. Nặng hơn dưới, nhẹ hơn trên.
Bước 3: Kiểm kê và lập sơ đồ vị trí lưu trữ. Hãy chắc chắn viết ra vị trí chính xác của từng ngăn kéo và tủ để bạn có thể tìm thấy nó một cách dễ dàng.
Bước 4: Bình chữa cháy, thiết bị sơ cứu và van an toàn phải có sơ đồ riêng để có thể sử dụng ngay khi xảy ra tai nạn.
Để tránh nhầm lẫn và không thể phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng các màu khác nhau. Ví dụ, nên sơn những màu sắc tươi sáng, bắt mắt lên những vật dụng khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm.
Seiso
Môi trường trong sạch tạo ra sản phẩm chất lượng cao. Seiso cần được thực hiện thường xuyên, hàng ngày, hàng tuần.
Đừng đợi đến khi bẩn mới dọn dẹp. Dành 5 phút mỗi ngày dọn dẹp để đồ không bị bẩn. Muốn môi trường sạch đẹp hãy tự dọn dẹp nơi làm việc của mình.
Đây cũng là một bước kiểm tra tổ chức. Việc lau chùi thường xuyên cũng giúp kiểm tra các vật dụng hư hỏng, bụi bẩn, tránh hư hỏng.
Seiketsu
Sự quan tâm giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ. Bạn cần tạo một lịch trình dọn dẹp cụ thể.
Cần xây dựng các tiêu chí rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc chăm sóc. Thiết kế nhãn tiêu chuẩn rõ ràng cho các vị trí được chỉ định. Đặt giới hạn thống nhất, địa điểm.
Shitsuke
Đây là một bước khó khăn vì nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Chữ S này cần được thực hiện một cách tự nguyện, không cần ai nhắc nhở hay ra lệnh. Sẵn sàng tự nguyện thành thói quen.
5S tạo bầu không khí lành mạnh, thoải mái cho nhân viên. Đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng ý sẽ tạo nên sự thành công của 5S.
Lợi ích của việc triển khai 5S tại nơi làm việc
Phương pháp 5S sẽ tạo ra những thay đổi thần kỳ trong công ty. Khi bạn hiểu 5S là gì, bạn sẽ biết lợi ích to lớn của 5S đối với doanh nghiệp của bạn. 5S giúp loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc. 5S giúp sắp xếp môi trường làm việc thuận tiện và khuyến khích tinh thần đồng đội. Qua đó giúp nhân viên có thái độ làm việc tích cực và trách nhiệm hơn.
5S để làm
- Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và có tổ chức hơn.
- Nâng cao tính sáng tạo, bồi dưỡng sáng kiến cải tiến
- tạo kỷ luật cho tổ chức
- làm cho công việc dễ dàng hơn
- mang lại nhiều thiện cảm, cơ hội kinh doanh
- mọi người trở nên kỷ luật hơn
Thực hiện tốt 5S sẽ giúp nhân tố PQCDSM
- P – Productivity: Tăng năng suất lao động
- Q – Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm
- C – Cost: Giảm chi phí sản xuất
- D – Giao hàng tận nơi: giao hàng đúng hẹn
- S – An toàn: Giữ an toàn cho nhân viên
- M – Morale: Nâng cao tinh thần làm việc
Các yếu tố thành công để thực hiện 5S
Sự cam kết, hỗ trợ của lãnh đạo
Yếu tố đầu tiên cho sự thành công của phương pháp 5S là sự cam kết của lãnh đạo. Khi thành lập một nhóm cộng tác, rất cần sự thấu hiểu, hỗ trợ và đồng ý của người lãnh đạo.
Tiến hành đào tạo
Làm cho mọi người nhận thức được vai trò và lợi ích của 5S là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của phương pháp này. Cần cung cấp cho mọi người những kiến thức cơ bản và thực hành về 5S.
Tự nguyện tham gia
Sau khi nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ thực hiện 5S một cách có ý thức và tích cực, từ đó trở thành thói quen. Tạo môi trường khuyến khích tinh thần tình nguyện là một yếu tố cần thiết của 5S.
Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn
Chu kỳ thực hiện 5S đòi hỏi phải lặp lại liên tục. Điều này là để duy trì và cải thiện việc quản lý của tổ chức.
5S lần đầu tiên được áp dụng cho Toyota tại Nhật Bản. Dựa trên nguyên tắc hướng tới con người, 5S đã dần trở nên phổ biến tại Việt Nam. Lợi ích to lớn của 5S mang lại hiệu quả tức thì, hiệu quả xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và chi phí thấp.
Ngoài Sở Ngoại vụ TP Đà Nẵng, 5S còn được áp dụng tại nhiều công ty như CNC VINA, Công ty Điện lực Sơn La, Công ty Scavi Huế…Biết 5S là gì và các bước triển khai 5S như thế nào để có thể áp dụng thành công là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp ngày nay rất quan trọng.
