Lập kế hoạch và thực thi hiệu quả nhờ vào chu trình PDCA

Lập kế hoạch và thực thi hiệu quả nhờ vào chu trình PDCA

Bạn đã bao giờ nghe đến chu trình PDCA (Plan, Do, Check, Action) là gì chưa? Nếu đã nghe qua, bạn có lập kế hoạch và thực hiện theo PDCA không?

Chu trình PDCA là gì?

PDCA là viết tắt của Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực thi), Check (Kiểm tra) và Act (Điều chỉnh).

Khái niệm PDCA liên quan đến một quá trình cải tiến liên tục phải được áp dụng trong bốn giai đoạn này. Mục đích là để người lập kế hoạch biết những việc phải làm tiếp theo. Bên cạnh đó còn biết những hành động đang thực hiện có hỗ trợ hoàn thành mục tiêu cuối cùng không.

4 bước của một chu trình PDCA

PDCA có phải là một công cụ không?

PDCA còn được biết đến với tên gọi chu trình Deming, chu trình Shewhart. PDCA là một phương pháp có thể áp dụng trong bất kỳ quy trình kinh doanh nào (hoặc thậm chí trong cuộc sống cá nhân) cần cải tiến liên tục.

Phương pháp PDCA được phát triển vào những năm 20 và trở nên nổi tiếng vào những năm 50. William Edwards Deming, cha đẻ của quản lý chất lượng, đã nghiên cứu, đánh giá việc lập kế hoạch, phân tích dự án: xây dựng lại cơ sở hạ tầng công nghiệp Nhật Bản sau Chiến tranh Thế giới II.

Vì sao PDCA lại được xem là một chu trình?

Có thể nói, PDCA là một quy trình có tính logic. PDCA là chu kỳ cải tiến liên tục, dựa trên những nỗ lực lặp đi lặp lại trong việc tối ưu hóa quy trình. Sở dĩ PDCA có tính chất lặp lại là vì điều này cần thiết trong toàn bộ quá trình để lập kế hoạch, thực thi và đo lường kết quả. Để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra, bạn cần tiến hành phân tích các vấn đề, liên tục điều chỉnh hành động theo thực tế và sau đó bắt đầu một chu kỳ mới.

Có thể nói, PDCA là một quy trình có tính logic. PDCA là chu kỳ cải tiến liên tục, dựa trên những nỗ lực lặp đi lặp lại trong việc tối ưu hóa quy trình. Sở dĩ PDCA có tính chất lặp lại là vì điều này cần thiết trong toàn bộ quá trình để lập kế hoạch, thực thi và đo lường kết quả. Để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra, bạn cần tiến hành phân tích các vấn đề, liên tục điều chỉnh hành động theo thực tế và sau đó bắt đầu một chu kỳ mới.

Chu trình PDCA trải qua các giai đoạn nào?

Một câu hỏi đặt ra là làm thế nào bạn có thể xây dựng kế hoạch thông qua chu trình PDCA? Chu trình PDCA bao gồm 4 bước:

P (Plan): Kế hoạch

Bước đầu tiên trong quy trình đó là lập kế hoạch. Hãy đánh giá các mục tiêu bạn đề ra, kỳ vọng đạt được là gì và cần hành động như thế nào để đạt được kết quả. Để làm được điều này, bạn hãy đánh giá các vấn đề hiện có, xác định mức độ ưu tiên của những việc bạn cần cải thiện hay phát hiện các cơ hội mới.

Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần chia nhỏ thành các mục tiêu thực tế. Nhờ đó bạn có thể xác định phạm vi công việc, những bước cần làm tiếp theo. Sau đó, hãy xác định thời gian cần hoàn thành, lịch trình cụ thể.

lập kế hoạch là yếu tố quan trọng trong việc đạt mục tiêu đã đặt ra

D (Do): Thực thi

Bây giờ đã đến lúc thực hiện kế hoạch của bạn. Điều quan trọng là bạn cần biết bản thân đang thiếu sót gì trong việc thực hiện dự định cá nhân. Trong quá trình thực thi hành động, bạn cũng cần thường xuyên đánh giá, theo dõi các hành động và đo lường kết quả. 

C (Check): Kiểm tra

Bây giờ, hãy phân tích kết quả. Trong giai đoạn này, bạn sẽ cần có các thông số khách quan và định lượng để đánh giá đúng kết quả. Cũng trong giai đoạn này, bạn dễ dàng xác định các vấn đề hoặc khó khăn gặp phải trong quá trình đạt mục tiêu cuối cùng.

Không quên kiểm tra để xem xét những hành động có đang đi đúng hướng hay không

A (Act): Hành động hoặc điều chỉnh

“A” trong PDCA vừa có nghĩa là hành động, mà còn được hiểu là “điều chỉnh”. Lý do là vì điều này đại diện cho các hành động được thực hiện để sửa chữa các vấn đề gặp phải trong quá trình đạt đến mục tiêu cuối cùng.

Trong giai đoạn này, bạn sẽ nhận ra 2 kết quả khác nhau:

Nếu đạt được kết quả mong đợi, bạn có thể tận dụng những điều đó làm tài liệu tham khảo cho những hành động cụ thể trong tương lai.

Nếu kết quả thấp hơn mong đợi, bạn nên xem xét và phân tích để tìm ra các giải pháp mới.

Khi nào bạn nên sử dụng PDCA?

Phương pháp này có thể được sử dụng trong bất kỳ thời điểm nào mà bạn cần để lập kế hoạch nhằm hướng đến mục tiêu cụ thể. Bạn càng lặp lại chu kỳ, bạn càng dễ dàng nhận ra đâu là điều cần phát huy và cải thiện.

Có thể nói, sử dụng chu trình PDCA là điều cần thiết để giúp bạn lập kế hoạch cho cuộc sống, đưa ra mục tiêu cụ thể và định hướng hành động. PDCA cũng cần được xem xét thường xuyên để biết khi nào cần thay đổi chiến lược thực thi, hướng đến việc đạt được kết quả cuối cùng tốt nhất.

Ví dụ minh họa chu trình PDCA

Bạn dự định tham dự một khóa học để nâng cao trình độ chuyên môn của mình và áp dụng vào công việc để đạt năng suất cao hơn. Chi phí cho khóa học bạn đang theo đuổi là 10 triệu đồng. Lúc này, bạn bắt đầu lập kế hoạch PDCA với 4 giai đoạn sau:

(1) Plan:

Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng tiết kiệm 2 triệu đồng và để làm được điều đó bạn sẽ tìm việc làm parttime và giảm các hoạt động vui chơi trong tháng. 

(2) Do:

Bạn bắt đầu làm thêm việc bán thời gian và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè.

(3) Check:

Sau một tháng thực hiện và bạn nhận thấy rằng mình chỉ tiết kiệm được 1.5 triệu. Mặc dù bạn đã giảm tối đa chi phí cho hoạt động vui chơi nhưng các hoạt động mua sắm vẫn chiếm phần lớn số tiền của bạn.

(4) Act:

Để điều chỉnh các hành động, bạn bắt đầu lập kế hoạch mới từ bước 1, ngoài giảm chi phí ăn uống, bạn sẽ hạn chế chi tiêu cho mua sắm. Sau đó bạn tiếp tục thực hiện bước 2,3,4 và lặp lại chu trình này cho đến khi hoàn thành mục tiêu.

PDCA – Chìa khóa để lập kế hoạch phát triển bản thân hiệu quả

Nếu bạn có mục tiêu cụ thể để theo đuổi và chuẩn bị lập kế hoạch thực hiện, hãy tận dụng chu trình PDCA. Quy trình này sẽ định hình cho bạn cách đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Nhờ vào những mục tiêu đó, bạn sẽ biết mình nên thực hiện hành động cụ thể nào. Theo sát PDCA sẽ giúp bạn đánh giá con đường đi đến mục tiêu cuối cùng có đúng hướng hay không, có cần điều chỉnh, thay đổi không. Có như vậy bạn mới có động lực hành động để phát triển bản thân hoàn thiện hơn.

>> LẬP KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN BẢN THÂN (IDP) TRONG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC THAY ĐỔI NHANH CHÓNG