Lập kế hoạch và thực thi hiệu quả nhờ vào chu trình PDCA

Lập kế hoạch và thực thi hiệu quả nhờ vào chu trình PDCA

Bạn đã bao giờ nghe đến chu trình PDCA (Plan, Do, Check, Action) là gì chưa? Nếu đã nghe qua, bạn có lập kế hoạch và thực hiện theo PDCA không?

Chu trình PDCA là gì?

PDCA là viết tắt của Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực thi), Check (Kiểm tra) và Act (Điều chỉnh).

Khái niệm PDCA liên quan đến một quá trình cải tiến liên tục phải được áp dụng trong bốn giai đoạn này. Mục đích là để người lập kế hoạch biết những việc phải làm tiếp theo. Bên cạnh đó còn biết những hành động đang thực hiện có hỗ trợ hoàn thành mục tiêu cuối cùng không.

4 bước của một chu trình PDCA

PDCA có phải là một công cụ không?

PDCA còn được biết đến với tên gọi chu trình Deming, chu trình Shewhart. PDCA là một phương pháp có thể áp dụng trong bất kỳ quy trình kinh doanh nào (hoặc thậm chí trong cuộc sống cá nhân) cần cải tiến liên tục.

Phương pháp PDCA được phát triển vào những năm 20 và trở nên nổi tiếng vào những năm 50. William Edwards Deming, cha đẻ của quản lý chất lượng, đã nghiên cứu, đánh giá việc lập kế hoạch, phân tích dự án: xây dựng lại cơ sở hạ tầng công nghiệp Nhật Bản sau Chiến tranh Thế giới II.

Vì sao PDCA lại được xem là một chu trình?

Có thể nói, PDCA là một quy trình có tính logic. PDCA là chu kỳ cải tiến liên tục, dựa trên những nỗ lực lặp đi lặp lại trong việc tối ưu hóa quy trình. Sở dĩ PDCA có tính chất lặp lại là vì điều này cần thiết trong toàn bộ quá trình để lập kế hoạch, thực thi và đo lường kết quả. Để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra, bạn cần tiến hành phân tích các vấn đề, liên tục điều chỉnh hành động theo thực tế và sau đó bắt đầu một chu kỳ mới.

Có thể nói, PDCA là một quy trình có tính logic. PDCA là chu kỳ cải tiến liên tục, dựa trên những nỗ lực lặp đi lặp lại trong việc tối ưu hóa quy trình. Sở dĩ PDCA có tính chất lặp lại là vì điều này cần thiết trong toàn bộ quá trình để lập kế hoạch, thực thi và đo lường kết quả. Để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra, bạn cần tiến hành phân tích các vấn đề, liên tục điều chỉnh hành động theo thực tế và sau đó bắt đầu một chu kỳ mới.

Chu trình PDCA trải qua các giai đoạn nào?

Một câu hỏi đặt ra là làm thế nào bạn có thể xây dựng kế hoạch thông qua chu trình PDCA? Chu trình PDCA bao gồm 4 bước:

P (Plan): Kế hoạch

Bước đầu tiên trong quy trình đó là lập kế hoạch. Hãy đánh giá các mục tiêu bạn đề ra, kỳ vọng đạt được là gì và cần hành động như thế nào để đạt được kết quả. Để làm được điều này, bạn hãy đánh giá các vấn đề hiện có, xác định mức độ ưu tiên của những việc bạn cần cải thiện hay phát hiện các cơ hội mới.

Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần chia nhỏ thành các mục tiêu thực tế. Nhờ đó bạn có thể xác định phạm vi công việc, những bước cần làm tiếp theo. Sau đó, hãy xác định thời gian cần hoàn thành, lịch trình cụ thể.

lập kế hoạch là yếu tố quan trọng trong việc đạt mục tiêu đã đặt ra

D (Do): Thực thi

Bây giờ đã đến lúc thực hiện kế hoạch của bạn. Điều quan trọng là bạn cần biết bản thân đang thiếu sót gì trong việc thực hiện dự định cá nhân. Trong quá trình thực thi hành động, bạn cũng cần thường xuyên đánh giá, theo dõi các hành động và đo lường kết quả. 

C (Check): Kiểm tra

Bây giờ, hãy phân tích kết quả. Trong giai đoạn này, bạn sẽ cần có các thông số khách quan và định lượng để đánh giá đúng kết quả. Cũng trong giai đoạn này, bạn dễ dàng xác định các vấn đề hoặc khó khăn gặp phải trong quá trình đạt mục tiêu cuối cùng.

Không quên kiểm tra để xem xét những hành động có đang đi đúng hướng hay không

A (Act): Hành động hoặc điều chỉnh

“A” trong PDCA vừa có nghĩa là hành động, mà còn được hiểu là “điều chỉnh”. Lý do là vì điều này đại diện cho các hành động được thực hiện để sửa chữa các vấn đề gặp phải trong quá trình đạt đến mục tiêu cuối cùng.

Trong giai đoạn này, bạn sẽ nhận ra 2 kết quả khác nhau:

Nếu đạt được kết quả mong đợi, bạn có thể tận dụng những điều đó làm tài liệu tham khảo cho những hành động cụ thể trong tương lai.

Nếu kết quả thấp hơn mong đợi, bạn nên xem xét và phân tích để tìm ra các giải pháp mới.

Khi nào bạn nên sử dụng PDCA?

Phương pháp này có thể được sử dụng trong bất kỳ thời điểm nào mà bạn cần để lập kế hoạch nhằm hướng đến mục tiêu cụ thể. Bạn càng lặp lại chu kỳ, bạn càng dễ dàng nhận ra đâu là điều cần phát huy và cải thiện.

Có thể nói, sử dụng chu trình PDCA là điều cần thiết để giúp bạn lập kế hoạch cho cuộc sống, đưa ra mục tiêu cụ thể và định hướng hành động. PDCA cũng cần được xem xét thường xuyên để biết khi nào cần thay đổi chiến lược thực thi, hướng đến việc đạt được kết quả cuối cùng tốt nhất.

Ví dụ minh họa chu trình PDCA

Bạn dự định tham dự một khóa học để nâng cao trình độ chuyên môn của mình và áp dụng vào công việc để đạt năng suất cao hơn. Chi phí cho khóa học bạn đang theo đuổi là 10 triệu đồng. Lúc này, bạn bắt đầu lập kế hoạch PDCA với 4 giai đoạn sau:

(1) Plan:

Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng tiết kiệm 2 triệu đồng và để làm được điều đó bạn sẽ tìm việc làm parttime và giảm các hoạt động vui chơi trong tháng. 

(2) Do:

Bạn bắt đầu làm thêm việc bán thời gian và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè.

(3) Check:

Sau một tháng thực hiện và bạn nhận thấy rằng mình chỉ tiết kiệm được 1.5 triệu. Mặc dù bạn đã giảm tối đa chi phí cho hoạt động vui chơi nhưng các hoạt động mua sắm vẫn chiếm phần lớn số tiền của bạn.

(4) Act:

Để điều chỉnh các hành động, bạn bắt đầu lập kế hoạch mới từ bước 1, ngoài giảm chi phí ăn uống, bạn sẽ hạn chế chi tiêu cho mua sắm. Sau đó bạn tiếp tục thực hiện bước 2,3,4 và lặp lại chu trình này cho đến khi hoàn thành mục tiêu.

PDCA – Chìa khóa để lập kế hoạch phát triển bản thân hiệu quả

Nếu bạn có mục tiêu cụ thể để theo đuổi và chuẩn bị lập kế hoạch thực hiện, hãy tận dụng chu trình PDCA. Quy trình này sẽ định hình cho bạn cách đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Nhờ vào những mục tiêu đó, bạn sẽ biết mình nên thực hiện hành động cụ thể nào. Theo sát PDCA sẽ giúp bạn đánh giá con đường đi đến mục tiêu cuối cùng có đúng hướng hay không, có cần điều chỉnh, thay đổi không. Có như vậy bạn mới có động lực hành động để phát triển bản thân hoàn thiện hơn.

>> LẬP KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN BẢN THÂN (IDP) TRONG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC THAY ĐỔI NHANH CHÓNG

Green Edu – 6 Skills Workshop by Green Edu rèn luyện tư duy, kỹ năng mềm thực tiễn cho các bạn trẻ trở thành “phiên bản tốt nhất”

Green Edu – 6 Skills Workshop by Green Edu rèn luyện tư duy, kỹ năng mềm thực tiễn cho các bạn trẻ trở thành “phiên bản tốt nhất”

Ngày 16/08 và 18/08 vừa qua, buổi Skills Workshop chia sẻ kỹ năng do Green Edu tổ chức đã diễn ra thành công và nhận được nhiều sự quan tâm, tương tác của các bạn trẻ. 6 chuyên đề về IDP, Storytelling, Public Speaking, Market Yourself, Critical Thinking và Design Thinking đã được các mentor chia sẻ nhằm giúp các bạn trẻ có góc nhìn mới, có định hướng để rèn luyện kỹ năng hiệu quả hơn.

Phát triển bản thân (Individual Development Plan – IDP) đúng cách để dẫn lối thành công

Mở đầu chương trình Skills Workshop là những chia sẻ của chị Hồng về IDP, vì sao cần phát triển bản thân và lập kế hoạch phát triển bản thân như thế nào. Mentor tại Green Edu đã bật mí lý do vì sao cần thấu hiểu chính mình và trở thành phiên bản tốt hơn. Tại buổi IDP các hoạt động tương tác 2 chiều như giới thiệu bản thân, chia sẻ điểm mạnh, điểm yếu và kế hoạch phát triển bản thân thông qua mô hình SWOT cũng đã diễn ra khá sôi nổi. Chị Hồng cũng giới thiệu qua về chu trình PDCA và cách ứng dụng như thế nào trong việc đạt mục tiêu cuối cùng đã đề ra.

Kể chuyện bắt trọn người nghe ấn tượng (Storytelling) và tự tin diễn thuyết trước công chúng (Public Speaking)

Tiếp nối chương trình Workshop là sự chia sẻ đến từ anh Tuân Trần với 2 chủ đề Storytelling và Public Speaking. Anh Tuân đã chia sẻ câu chuyện của chính mình và các bạn sinh viên đều bị cuốn hút qua những gì anh Tuân kể. Tiếp theo đó, anh Tuân cũng bật mí rằng để có thể đem đến câu chuyện ấn tượng, bạn nên tận dụng 30 giây đầu tiên để tạo ấn tượng. Ngoài ra, cũng không quên áp dụng phương pháp VAKOG để tạo yếu tố bất ngờ cho câu chuyện.

Về chủ đề Public Speaking, mentor chia sẻ rằng để có thể diễn thuyết, các bạn trẻ cần dành thời gian tập luyện nhiều. Để trở nên tự tin hơn, bạn có thể tập nói trước gương, kể chuyện cho người thân, bạn bè và tìm kiếm lời góp ý từ họ.

Khẳng Định Bản Thân (Market Yourself) – xây dựng thương hiệu cá nhân để nổi bật trước đám đông

Chủ đề cuối cùng của buổi Workshop trực tiếp là sự chia sẻ của chị My với chuyên đề Khẳng Định Bản Thân (Market Yourself). Chị My bật mí lý do vì sao cần biết cách định vị bản thân để tạo ấn tượng cho đối phương. Bên cạnh đó, các bạn sinh viên còn được chia sẻ cách sử dụng lời nói như thế nào khi gặp người lạ, để họ nhìn nhận bạn với góc nhìn mới hơn.

Tư duy phản biện tích cực (Critical Thinking) –  Kỹ năng cần thiết trong công việc và cuộc sống

Bắt đầu chuỗi Workshop trực tuyến là sự chia sẻ đến từ mentor Tracy Trần. Chị Tracy đã nhấn mạnh rằng tại Green Edu, tư duy phản biện cần rèn luyện là tư duy phản biện tích cực, cần nhìn sự việc dưới góc độ đa chiều. Buổi workshop diễn ra sôi nổi với sự tương tác, thảo luận của các bạn sinh viên. Chị Tracy cũng đưa ra một số ví dụ, tình huống và cùng các bạn đánh giá đâu là phản biện sai.

Bên cạnh đó, anh Khoa Lê cũng bật mí cách tận dụng tư duy phản biện tích cực như thế nào trong quá trình tìm việc để thuyết phục nhà tuyển dụng, tăng khả năng trúng tuyển thành công. Kết thúc buổi Critical Thinking, các bạn tham dự cũng biết được cách thức để rèn luyện tư duy phản biện phản biện tích cực thành công.

Hiểu về Tư duy thiết kế (Design Thinking) – Đổi mới tư duy và giải quyết vấn đề sáng tạo

Phần cuối cùng của chuỗi chương trình Skills Workshop là chủ đề liên quan đến Design Thinking với phần trình bày của mentor Khoa Lê. Anh Khoa đã giúp các bạn phân biệt design thinking, creative thinking, design mapping và quy trình thực hiện design thinking như thế nào. Để thay đổi bầu không khí, anh Khoa đã đặt ra case study để các bạn có thể áp dụng quy trình để redesign sản phẩm theo yêu cầu đặt ra. 

Kết thúc chuỗi Workshop chia sẻ kỹ năng đầu tiên trong tháng 8, nhiều bạn sinh viên đã bày tỏ sự hài lòng khi được nghe mentor bật mí những kỹ năng mềm cần có để chuẩn bị cho hành trang sự nghiệp trong tương lai. Nếu bạn quan tâm và có nhu cầu tham dự những Workshop tiếp theo, hãy follow fanpage: https://www.facebook.com/greenedu.sea.connect và tham gia nhóm Emotelligence – Lifelong Learning with Green Edu: https://bit.ly/emotelligence-lifelong-learning-with-green-edu để không bỏ lỡ các thông tin nhé.

>> Chuỗi 6 Skills Workshop

Lập kế hoạch phát triển bản thân (IDP) trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng

Lập kế hoạch phát triển bản thân (IDP) trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng

Để theo kịp sự phát triển trong thế giới 4.0, phát triển bản thân, bạn cần hiểu điểm mạnh, điểm yếu của mình và có kế hoạch để tiến lên phía trước. Nếu không chuẩn bị cho điều này, bạn sẽ vẫn trì trệ và khó thăng tiến trong sự nghiệp. Hiện tại là lúc bạn cần xây dựng kế hoạch phát triển bản thân (IDP) để nâng cấp chính mình.

Kế hoạch phát triển bản thân (IDP) là gì?

Kế hoạch phát triển bản thân (IDP) là bản kế hoạch phát triển bản thân dựa trên mục tiêu, các phân tích SWOT nhằm làm rõ lộ trình thực hiện để đạt được mục tiêu trong công việc. IDP giúp bạn xác định kiến thức, kỹ năng và khả năng của mình. Hãy xem đây là một bản đánh giá hàng năm về kỹ năng của bản thân để bạn có thể sử dụng và chuẩn bị cho tương lai của mình. Khi có IDP tốt, bạn sẽ biết cách phát triển năng lực chuyên môn và củng cố những điểm yếu bản thân. IDP có thể sử dụng để lập mục tiêu nghề nghiệp ngắn hạn và dài hạn. Từ đó có thể đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu bạn đặt ra như thế nào.

Bạn đã lập kế hoạch bản thân cho mình chưa

Làm thế nào để xây dựng IDP hiệu quả?

Làm thế nào để xây dựng IDP hiệu quả?

Xây dựng IDP không phải là điều bạn nên làm một mình. Thực tế là bạn cần sự trợ giúp của người quản lý trực tiếp, các thành viên trong đội ngũ làm việc, bạn đồng hành, mentor để đánh giá IDP và hiệu suất hoàn thành mục tiêu của bạn. 

Về cốt lõi, kế hoạch IDP phải là một tài liệu đơn giản, tóm tắt sự nghiệp hiện tại và các mục tiêu nghề nghiệp của bạn. Thông tin chính xác có thể khác nhau đối với mỗi người, nhưng mỗi kế hoạch nên thể hiện một số yếu tố sau:

  • Thể hiện danh sách kỹ năng, kiến ​​thức của bạn.
  • Điểm yếu và nhu cầu phát triển của bạn.
  • Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn.
  • Kế hoạch thực hiện mục tiêu phát triển bản thân.
  • Chiến lược bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình.

Để đảm bảo rằng mỗi mục tiêu và chiến lược đều thực tế và có thể thực hiện, bạn nên liệt kê thời gian hoàn thành dự kiến. Điều này đặc biệt hữu ích để bạn thiết lập kế hoạch thực hiện IDP của mình. Bạn cũng sẽ muốn xem xét các thay đổi về công nghệ, những nhiệm vụ cần thực hiện và dự báo một số thay đổi có thể phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu của bản thân.

4 bước bạn cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch phát triển bản thân

1. Nhận diện mục tiêu cá nhân

Bước đầu tiên khi xây dựng IDP là chỉ ra mục tiêu cá nhân trong ngắn hạn và dài hạn. Để làm được điều này, bạn cần xác định động lực và cơ hội nào sẽ giúp bạn thực hiện mục tiêu đã đặt ra. Đam mê, điều khiến bạn phấn khích sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong việc hoàn thành kế hoạch đã đặt ra. 

Bạn cần trả lời những câu hỏi như:

  • Những cơ hội nào giúp bạn hoàn thành kế hoạch?
  • Bạn thấy mình ở đâu trong 6 tháng, 1 năm, 3 năm tới?
  • Bạn chuẩn bị gì để phát triển bản thân trong tương lai?
  • Điều gì khiến bạn hứng thú và có động lực trong công việc?
Để xây dựng IDP hiệu quả, bạn cần xác định mục đích cụ thể

2. Hiểu bản thân

Kế hoạch phát triển bản thân (IDP) chỉ có giá trị khi có sự trung thực. Nếu bạn không biết mình ở vị trí lãnh đạo, quản lý hay nhân viên, bạn không thể chủ động lập kế hoạch cho tương lai của mình. Điều quan trọng là bạn có thể nhận diện các kỹ năng và nhu cầu phát triển của mình. Những thông tin này thể hiện rõ nét điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Từ đó giúp bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn cho cơ hội việc làm trong tương lai.

Hãy ngồi xuống và trò chuyện với mentor, chuyên gia trong lĩnh vực nghề nghiệp của bản để nói về các kỹ năng, kiến thức và những điều bản thân bạn cần cải thiện. Hãy đặt câu hỏi “Tại sao” trước mỗi vấn đề cụ thể. Nếu bạn cảm thấy mình là một trưởng nhóm chưa giỏi, hãy tự hỏi lý do là gì. Sau đó hỏi bản thân làm thế nào để cải thiện điều này.

3. Lập kế hoạch cho các mục tiêu và các bước cần hành động

Đừng để các hoạt động brainstorm chỉ dừng lại ở bước 2 và không chuyển sang hành động. Hành động là một trong những yếu tố quan trọng để bạn hoàn thành kế hoạch phát triển bản thân. Kế hoạch của cần có các mục lớn và sắp xếp, chắt lọc thành các bước dễ thực hiện. Phần này là những gì bạn cần làm để đạt mục tiêu của mình. Đã đến lúc đặt các câu hỏi: “Tôi cần làm gì để đạt được mục tiêu của mình?”. Hoặc “Tôi có thể làm gì để cải thiện điểm yếu của mình?”

Ví dụ: Nếu một trong những mục tiêu của bạn là trở thành nhà quản lý của công ty, thì đây là cơ hội để bạn phác thảo cách thức cần thực hiện. Trong trường hợp đó, một trong những mục tiêu của bạn có thể là nói chuyện với cấp trên về một nhiệm vụ đầy thử thách, cho phép bạn phát triển và thể hiện năng lực. Hay mục tiêu có thể là lãnh đạo một dự án nhóm nhỏ và sau đó là trình bày một dự án mới cho cấp trên.

4. Cụ thể hóa

Chìa khóa cho một kế hoạch thành công là sự cụ thể. Đừng chỉ viết: “Tôi muốn trở thành một trưởng nhóm tốt hơn”. Bạn cần đi vào chi tiết và xem xét kế hoạch phát triển khả năng lãnh đạo:

  • Dành thời gian trò chuyện với nhóm của bạn.
  • Đánh giá hiệu suất và mức độ hoàn thành mục tiêu bạn đặt ra.
  • Tham gia khóa học phát triển năng lực lãnh đạo

Để thực hiện kế hoạch phát triển bản thân, hãy liệt kê từng khoản thời gian để đạt mục tiêu. Ngoài ra, sau khi lập kế hoạch, bạn cần dự báo những rủi ro và phương án xử lý trong trường hợp mọi thứ không theo đúng lộ trình.

Thực hiện kế hoạch phát triển bản thân đã xây dựng

Bước cuối cùng là thực thi kế hoạch của bạn. Khi bạn đã có một IDP hoàn chỉnh, đừng chỉ để đó mà cần phải thực hiện nó. Để làm được điều đó, hãy đảm bảo bạn luôn theo sát kế hoạch trước mặt và đánh dấu hoàn thành mục tiêu sau khi thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi tiến trình của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng không quên điều chỉnh kế hoạch theo từng thời điểm cụ thể nếu cần thiết.

Sử dụng chu trình PCDA để lập kế hoạch phát triển bản thân

Chu trình PCDA gồm 4 bước: Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực thi), Check (Đánh giá) và Act (Điều chỉnh). Khi lập IDP, bạn nên sử dụng chu trình này để nêu ra các bước cần thực hiện. Tiếp theo đó bạn sẽ biết mình nên hành động như thế nào, đến những cột mốc nhất định sẽ dừng lại và đánh giá những gì đã làm. Nếu những điều bạn đang thực thi đúng như mục tiêu cuối cùng, hãy tiếp tục thực hiện. Ngược lại, hãy điều chỉnh để biết được bạn nên làm gì tiếp theo.

>> 6 KỸ NĂNG MỀM ĐỊNH HÌNH SỰ THÀNH CÔNG CHO BẠN TRONG GIAI ĐOẠN BÌNH THƯỜNG MỚI